Document Control

PT Draco Internasional membuka lowongan Document Control penuh waktu di Batam, Kepulauan Riau. Posisi ini mengelola, mengorganisir, dan memelihara seluruh dokumen perusahaan agar terstruktur, aman, dan mudah diakses. Anda akan mendukung berbagai departemen dalam siklus hidup dokumen dari pembuatan hingga penyimpanan dan pemusnahan.

Tugas dan tanggung jawab

• Mengelola sistem penyimpanan dokumen dan memastikan pengategorian, klasifikasi, serta pengindeksan sesuai standar perusahaan
• Menyusun dan memelihara prosedur kontrol dokumen mencakup kebijakan retensi, pemusnahan, dan pengelolaan arsip
• Melakukan audit dokumen berkala untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan internal dan persyaratan hukum
• Berkolaborasi dengan departemen lain untuk mengumpulkan, mengarsipkan, dan mengelola dokumentasi proyek serta operasional
• Memelihara basis data dokumen dan sistem manajemen file elektronik agar integritas dan aksesibilitas data terjaga
• Menangani permintaan dokumen internal dan eksternal sesuai protokol keamanan dan kerahasiaan
• Menginventarisasi dan melacak dokumen penting agar tidak ada yang hilang atau tidak terakun
• Memberikan pelatihan staf mengenai prosedur kontrol dokumen dan praktik terbaik manajemen file

Kualifikasi

• Pendidikan minimal SMA/SMK atau setara; Diploma/Sarjana Administrasi, Manajemen Dokumen, atau bidang terkait menjadi nilai tambah
• Minimal 3-5 tahun pengalaman dalam manajemen dokumen, kontrol dokumen, atau administrasi kantor
• Pengetahuan mendalam tentang sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) dan software seperti Microsoft Office 365, SharePoint, atau sistem sejenis
• Pemahaman kuat tentang prinsip records management dan compliance dokumentasi sesuai standar internasional
• Kemampuan organisasi sangat baik dengan perhatian detail tinggi saat menangani informasi sensitif
• Keterampilan komunikasi efektif untuk berinteraksi dengan berbagai departemen dan stakeholder
• Kemampuan bekerja mandiri dan dalam tim dengan prioritas yang jelas
• Pengetahuan regulasi keamanan data, kerahasiaan dokumen, dan standar compliance lokal serta internasional

Keahlian yang dicari

• Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS)
• Microsoft Office 365
• SharePoint
• Records management
• Compliance dokumentasi
• Keamanan data
• Manajemen arsip

Waktu kerja

Tidak disebutkan di sumber; tanyakan saat wawancara.

Cara melamar